Zwei Tools, ein Workflow: Mein Setup als TYPO3-Trainer

Zwei Tools. Kein aufgeblähter Tech-Stack, keine zwanzig Tabs, keine Werkzeugkette, die mehr Pflege braucht als das eigentliche Business. Mein komplettes Produktivitäts-Setup als TYPO3-Trainer besteht aus genau zwei Werkzeugen: Superwhisper und Notion.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie ich damit meinen gesamten Arbeitsalltag organisiere. Von der ersten Idee bis zum fertigen Blogartikel, vom Videokurs bis zum Community-Management. Und warum weniger Tools manchmal deutlich mehr Ergebnis bringen.

Keines der hier genannten Produkte ist gesponsert. Ich schreibe nur über das, was ich selbst täglich nutze und aus Überzeugung empfehle.

Superwhisper: Warum ich kaum noch tippe

Superwhisper ist ein Spracherkennungsprogramm für den Mac, Windows und iOS. Mit einem Tastaturkürzel starte ich die Erkennung, spreche meinen Text, und der landet dort, wo mein Cursor gerade steht. Egal ob E-Mail, Prompt, Slack-Nachricht oder Blogartikel.

Das Besondere daran: Man kann Superwhisper so konfigurieren, dass der gesprochene Text entweder 1:1 übernommen oder durch KI an das Zielmedium angepasst wird. Für eine E-Mail wird der Ton etwas formeller, für Social Media kürzer und knapper. Man hat die Wahl zwischen verschiedenen Modellen (lokal oder Cloud), kann eigene Anweisungen definieren und ein Wörterbuch anlegen.

Gerade das Wörterbuch ist für mich als TYPO3-Trainer Gold wert. Fachbegriffe wie "Sitepackage", "TypoScript" oder "Fluid" werden zuverlässig erkannt, weil ich Ersetzungsregeln definiert habe. Die eingebaute Diktierfunktion von macOS hat das nie hinbekommen.

Superwhisper vs. Whisper Flow

Aktuell wird Whisper Flow viel diskutiert. Der wichtigste Unterschied: Whisper Flow läuft als Abo-Modell und schickt alles in die Cloud. Superwhisper bietet eine Einmallizenz zu einem sehr fairen Preis. Die Kernfunktion, also die eigentliche Spracherkennung, läuft standardmäßig komplett lokal auf dem Mac. Kein Audio verlässt den Rechner, was maximale Datensouveränität bietet.

Optional kann Superwhisper auch externe KI-Modelle nutzen, etwa von OpenAI, Anthropic oder Groq. Das bedeutet dann eine Verarbeitung über die Cloud dieser Anbieter. Aber das muss man bewusst aktivieren. Wer sensible Inhalte diktiert, kann also komplett offline arbeiten. Für mich war das ein klares Argument.

Sprechen statt Tippen verändert alles

Seit ich Superwhisper nutze, spreche ich fast alles ein. E-Mails, Prompts, Anweisungen an die KI, Slack-Nachrichten, Social-Media-Posts. Auch wenn ich ein schneller Tipper bin: Sprechen ist nochmal schneller.

Der entscheidende Vorteil ist nicht nur die Geschwindigkeit. Wenn ich spreche, werden meine Eingaben automatisch ausführlicher. Prompts bekommen mehr Kontext. Briefings werden detaillierter. Feedback wird präziser. Das verbessert die Qualität der Ergebnisse spürbar, weil die KI schlicht mehr Informationen bekommt, mit denen sie arbeiten kann.

Notion: Alles an einem Ort

Seit einigen Monaten nutze ich Notion als zentrale Plattform für mein gesamtes Business. Projektmanagement, Organisation, Content-Planung, Content-Erstellung. Alles läuft in Notion zusammen.

Vorher habe ich über die Jahre diverse Projektmanagement-Tools getestet: Perfex CRM, Jira, ClickUp, Asana und noch einige andere, an deren Namen ich mich gar nicht mehr erinnere. Die waren alle nicht schlecht, aber keines hat zu 100 % zu meiner Arbeitsweise gepasst.

Das Besondere an Notion: Es ist erstmal ein leeres Blatt. Man kann es sich so einrichten, wie man es braucht. Der anfängliche Aufwand ist höher als bei einem vorkonfigurierten Tool. Man muss sich wirklich einarbeiten, um die Möglichkeiten zu verstehen. Aber wenn man das einmal gemacht hat, spielt alles zusammen, und die Arbeit damit fühlt sich einfach richtig an.

Dazu kommt Notion AI. Die KI kennt meinen gesamten Workspace, meine Datenbanken, meinen Content. Sie arbeitet im Kontext meines Business, nicht im luftleeren Raum. Warum ich deshalb mein ChatGPT-Abo gekündigt habe und wie ich mit personalisierten KI-Agenten in Notion arbeite, habe ich ausführlich in einem eigenen Artikel beschrieben: Warum ich ChatGPT durch Notion AI ersetzt habe.

Hier soll es weniger um das Warum gehen, sondern darum, wie ich Notion und Notion AI im Alltag konkret einsetze.

Mein Workflow: Von der Idee zum fertigen Content

Ideen kommen aus dem Arbeitsalltag, aus Gesprächen mit Kunden und Kollegen, aus der Community oder von Social Media. In der Regel spreche ich mir eine kurze Notiz in Notion ein und lege das als Content-Idee an. Oder ich nutze den Weg über Slack und die Custom Agents, wenn ich gerade unterwegs bin.

Dann kommt es auf den Content-Typ an. Für einen News-Artikel zu neuen TYPO3-Funktionen gebe ich der KI Links zu Changelog-Einträgen und sage, dass ich darüber schreiben möchte. Für einen ausführlichen Artikel wie diesen hier nutze ich den Interview-Stil.

Interview-Stil: Die KI interviewt mich

Beim Interview-Stil stellt mir die KI gezielte Fragen zum Thema. Ich beantworte jede Frage per Spracheingabe, und aus den gesammelten Antworten entsteht der Artikelentwurf. Das Ergebnis liest sich nicht wie ein Interview. Die Methode dient nur dazu, meine Gedanken, mein Wissen und meine Perspektive strukturiert einzusammeln.

Dieser Artikel hier ist genau so entstanden. Die KI hat mich zu meinem Setup befragt, und aus meinen Antworten wurde dieser Text.

Iteration statt Perfektion im ersten Wurf

Der erste Entwurf ist nie der finale Text. Danach wird korrigiert, umformuliert und verbessert, bis ich zufrieden bin. Die KI hilft mir dabei, schneller zu schreiben, meine Gedanken zu sortieren. Und sie bringt mich manchmal in eine Richtung, die mir sonst vielleicht entgangen wäre.

Alles wird in einer Notion-Datenbank verwaltet. Dort kann ich jederzeit nachverfolgen, was wann und auf welcher Plattform veröffentlicht wurde, mit Verknüpfungen zu Projekten und Produkten.

Videokurse mit Notion planen

Auch für die Erstellung meiner TYPO3-Videokurse nutze ich Notion. Die Kursstruktur plane ich in einer Datenbank: Module, einzelne Videos, Notizen, Links und alles, was ich pro Video brauche.

Ich muss ehrlich sagen: Meinen letzten Videokurs habe ich noch in ClickUp organisiert. Der kommende TYPO3-Komplettkurs wird der erste sein, den ich komplett in Notion plane und umsetze.

Gerade bei neuen Themen, die mit TYPO3 v14 dazukommen und in den alten Kursen noch nicht existieren, wird mir Notion AI helfen. Ich kann der KI sagen: "Leg mir einen Eintrag für ein Video zum Thema XY an, im Modul A." Oder: "Such dir das richtige Modul raus." Das wird den Prozess nochmal deutlich beschleunigen.

Auch die gesamte Kommunikation rund um die Kurse (Newsletter, E-Mails an Teilnehmer, Social-Media-Posts, Community-Beiträge) ist letztendlich Content, den ich in Notion verwalte. Der Workflow ist immer derselbe, egal ob Blogartikel, Kurs-Ankündigung oder Community-Post.

Weniger Tools, mehr Ergebnis

An einem guten Blogartikel habe ich früher mehrere Stunden gesessen. Heute dauert es vielleicht noch 30 bis 60 Minuten, bis ein Artikel fertig ist. Nicht, weil die Qualität gesunken ist. Sondern weil Spracheingabe und KI-Unterstützung den Prozess deutlich beschleunigen.

Das Ergebnis: Ich produziere deutlich mehr Content als früher. Aber nicht irgendwelchen billigen KI-Content, sondern Themen, zu denen ich sowieso etwas schreiben würde. Themen, die ich früher oft nicht umgesetzt habe, weil die Zeit fehlte.

Und das betrifft nicht nur Blogartikel. Videokurse erstellen, Community-Management, E-Mail-Marketing, Social Media. Alles Bereiche, mit denen ich auch Geld verdiene. Das ist kein Hobby-Setup, sondern ein Werkzeugkasten, der konkrete Ergebnisse liefert.

Fazit

Mein Setup ist bewusst minimal. Zwei Tools, ein durchgängiger Workflow. Superwhisper für die Spracheingabe, Notion für alles andere. Kein ständiges Werkzeugwechseln, keine Abo-Sammlung, kein Verwaltungsaufwand.

Wenn du als Freelancer oder Agenturinhaber nach einem Setup suchst, das wirklich funktioniert: Fang mit wenigen Tools an, die du richtig gut beherrschst. Das bringt mehr als zehn Tools, die du halb nutzt.

Wenn du Fragen zu meinem Setup hast oder Unterstützung beim Aufbau deines eigenen Workflows brauchst: Schreib mir. Ich helfe gerne, ob als kurzer Tipp oder in einem gemeinsamen Setup-Termin.

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