Warum ich ChatGPT durch Notion AI ersetzt habe

Als ChatGPT Ende 2022 öffentlich wurde, war ich sofort dabei. Wie wahrscheinlich viele von euch habe ich das Tool in meinen Arbeitsalltag integriert, Texte generieren lassen, Code-Snippets erstellt, Ideen entwickelt. Ein paar Monate später kam Claude dazu. Anfangs war ich skeptisch, aber mit der Zeit wurde klar: Für Texte liefert Claude oft bessere Ergebnisse als ChatGPT.

Inzwischen habe ich meinen kostenpflichtigen ChatGPT-Account gekündigt. Und auch Claude Pro steht auf der Kippe. Der Grund: Notion AI hat in den letzten Monaten massive Updates bekommen, die für mich alles verändert haben.

Was Notion AI jetzt kann

Notion AI ist nicht mehr nur ein besseres Autocomplete. Die KI arbeitet jetzt als echter Agent innerhalb meines Workspaces. Das bedeutet: Sie kann nicht nur lesen und analysieren, sondern auch aktiv handeln. Datenbanken erstellen, Einträge anlegen, Verknüpfungen zwischen Datenbanken herstellen.

Dazu kommt: Ich kann innerhalb von Notion verschiedene Sprachmodelle nutzen. Claude Opus und Sonnet, ChatGPT, sogar Gemini. Alles in einem Abo. Ich zahle einmal für Notion Business und habe alle Modelle zur Verfügung.

Es gibt zwei Modi: Einen, bei dem die KI Zugriff auf meinen gesamten Workspace hat. Und einen Chat-Modus, der wie ein frischer ChatGPT oder Claude funktioniert, ohne Kontext, ohne Vorwissen. Beides hat seine Berechtigung.

Mein virtuelles Team: 16 personalisierte Agents

Die Idee stammt nicht von mir. Ich habe sie von Lea Giltjes übernommen, einer Notion-Expertin, deren YouTube-Videos und Kurse ich sehr empfehlen kann. Sie hat ein System entwickelt, bei dem die KI verschiedene Rollen einnimmt, quasi ein virtuelles Team aus spezialisierten Mitarbeitern.

Inzwischen habe ich 16 personalisierte Agents im Einsatz. Wahrscheinlich mehr als nötig, aber sie haben alle ihre Berechtigung:

Die, die ich am häufigsten nutze:

• Blog-Content-Spezialist: Kennt meinen Schreibstil, weiß, wie ich Artikel aufbaue, arbeitet eng mit dem Bildgenerator zusammen
• Bildgenerator: Spezialisiert auf Prompts für KI-Bildgenerierung (Midjourney, Flux, Nano Banana Pro)
• Redakteur: Nimmt meine handgeschriebenen Texte und glättet sie in meinem Stil
• Video-Analyst: Fasst Videotranskripte zusammen und leitet Business-Insights daraus ab
• Copywriter: Spezialisiert auf Werbetexte, kennt alle gängigen Copywriting-Methoden
• SEO-Spezialist: Analysiert mit mir zusammen Matomo- und Search-Console-Daten
• Business-Ratgeber: Der einzige, der mir auch mal sagt, wenn eine Idee Unsinn ist
• Externer Berater: Ein virtueller TYPO3-Integrator, der meine Artikel auf Mehrwert prüft

Jeder Agent hat eine eigene Stellenbeschreibung in Notion. Wenn ich einen Chat starte, wählt die KI automatisch den passenden Mitarbeiter oder ich spreche einen direkt an.

Der echte Game-Changer: Workspace-Kontext

Klar, auch ChatGPT und Claude haben inzwischen Möglichkeiten, Kontext zu speichern. Bei ChatGPT gibt es Projekte und Custom GPTs, bei Claude die Projekte mit hochgeladenen Dokumenten. Aber das sind in sich geschlossene Systeme. Du packst Informationen in ein Projekt oder einen Custom GPT, und dort bleiben sie. Wenn du in einem anderen Kontext arbeitest, fängst du wieder bei null an.

Notion AI ist anders. Die KI hat automatisch Zugriff auf meinen gesamten Workspace. Mit dem @-Symbol kann ich jederzeit auf Datenbank-Einträge oder Seiten verweisen. Die KI folgt den Verlinkungen zwischen meinen Datenbanken und hat so Zugriff auf alle relevanten Informationen. Ohne Copy-Paste. Ohne die Unsicherheit, ob ich was vergessen habe.

Mein Markenkompass liegt in Notion. Meine Produktdatenbank. Meine Kundendaten. Meine Projektübersicht. Alles verzahnt, alles für die KI zugänglich. Das macht die Ergebnisse so viel besser, weil der Kontext stimmt.

Konkrete Workflows aus meinem Alltag

Meeting-Transkription: Ich lasse Meetings direkt in Notion transkribieren. Die integrierte Funktion wird immer besser und liefert automatisch eine Zusammenfassung plus Action Items. Daraus kann ich dann Aufgaben oder Content ableiten, Blogartikel-Ideen entwickeln oder Social-Media-Posts erstellen. Da die KI meinen Markenkompass kennt, klingt das Ergebnis authentisch nach mir.

Video-Analyse: Wenn ich ein spannendes YouTube-Video entdecke, lasse ich es transkribieren (ich nutze dafür TurboScribe) und gebe das Transkript meinem Video-Analysten. Der erstellt ausführliche Zusammenfassungen, kommentierte Kernaussagen und leitet konkrete Ideen für mein Business ab. Da waren schon echt spannende Sachen dabei.

SEO-Optimierung: Mein SEO-Agent analysiert mit mir monatlich meine Matomo- und Search-Console-Daten. Seit ich das mache, sehe ich in Tools wie SEObility und Sistrix messbare Verbesserungen. Bessere Rankings für relevante Keywords, mehr Sichtbarkeit, bessere Keyword-Abdeckung. Ich bin kein SEO-Fanatiker, aber diesen Nebeneffekt nehme ich gerne mit.

Die Rechnung: 20 Euro statt 40-60 Euro

ChatGPT Plus kostet etwa 20 Dollar im Monat. Claude Pro liegt ähnlich. Wer beides nutzt, zahlt 40 Dollar. Wer noch Gemini dazu will, noch mehr.

Notion Business kostet knapp 20 Euro pro Monat pro Mitglied. Dafür bekomme ich alle Modelle in einem Tool. Keine separaten Abos, kein Hin- und Herwechseln.

Für mich war die Entscheidung klar: ChatGPT Plus habe ich bereits gekündigt. Claude Pro überlege ich noch, aber die Entscheidung fällt in den nächsten Wochen.

Was Notion AI (noch) nicht kann

Ehrlich gesagt: Die Liste ist kurz.

Der größte Nachteil: Man kann nicht alle Dateitypen direkt hochladen. Markdown-Dateien oder TXT-Dateien gehen nicht, PDFs und Bilder schon. Es gibt Workarounds (vorher in eine Seite importieren), aber es ist ein kleiner Umweg.

Manchmal starte ich noch einen Chat in Claude, wenn es um etwas geht, das nichts mit meinem Notion-Workspace zu tun hat. Aber auch das mache ich inzwischen öfter direkt in Notion im Chat-Modus ohne Workspace-Zugriff.

Unterm Strich: Mindestens 90 Prozent meiner KI-Arbeit findet inzwischen in Notion statt.

Tool-Konsolidierung: Alles an einem Ort

Das war für mich der eigentliche Durchbruch. Ich bin so ein Typ, der immer auf der Suche nach dem perfekten Tool ist. Ich habe schon oft gewechselt.

Mit Notion habe ich zum ersten Mal das Gefühl: Das ist langfristig. Das kann mit mir mitwachsen. Innerhalb weniger Monate habe ich eine riesige Wissens- und Datenbasis aufgebaut. CRM, Projektmanagement, Content-Planung, Ressourcen-Sammlung, alles in einem System.

Eine Teilnehmerin meiner Masterclass hat mir neulich erzählt, dass sie nach Jahren mit Asana jetzt komplett zu Notion migriert. Nachdem sie gesehen hat, wie ich damit arbeite. Gerade mit der KI-Integration ist das wirklich ein Unterschied.

Mein Setup: Spracheingabe und Sofa

Ich arbeite viel mit Spracheingabe. Dafür nutze ich Superwhisper, ein Tool, das meine gesprochenen Texte transkribiert und durch KI glättet. Grammatik, Satzbau, sogar leichter Dialekt wird korrigiert. Das geht viel schneller als Tippen.

Mein Arbeitsplatz: Meistens am Schreibtisch, manchmal auf dem Sofa mit Laptop auf dem Schoß. Notion funktioniert überall.

Datenschutz: Ein pragmatischer Ansatz

Notion ist laut eigenen Angaben DSGVO-konform. Trotzdem muss man aufpassen, was man reinschreibt.

Meine Kundendatenbank enthält nur öffentlich zugängliche Daten: Website, Ansprechpartner, vielleicht ein paar Notizen. Keine sensiblen Informationen. Meine eigenen Business-Daten sind auch kein Geheimnis. Vieles davon haben Teilnehmer in Live-Sessions schon gesehen.

Faustregel: Nichts in Notion speichern, was nicht auch jemand anders sehen dürfte. Bei wirklich sensiblen Daten (Gesundheitsdaten, vertrauliche Kundeninformationen) würde ich vorsichtiger sein.

Ausblick: Custom Agents

Notion hat angekündigt, dass bald Custom Agents kommen. Die sollen autonom und triggerbasiert arbeiten können, also ohne dass man jedes Mal manuell einen Chat starten muss.

Konkrete Ideen habe ich noch nicht, ich muss erst sehen, was genau möglich sein wird. Aber das Potenzial für Automatisierungen ist riesig.

Für wen ist das nichts?

Abraten würde ich niemandem. Aber eine klare Meinung habe ich schon:

KI-Tools sind da. Wer lernt, sie richtig zu nutzen, wird einen Vorteil haben gegenüber denen, die sich verweigern. Ich kenne TYPO3-Entwickler, die sagen: "Bleib mir weg mit KI." Mal sehen, ob sie in zwei, drei Jahren noch so denken.

Es geht nicht darum, sich die Arbeit komplett abnehmen zu lassen. Es geht darum, schneller und effizienter zu arbeiten. Der Mensch bleibt der letzte Faktor. Nichts ungeprüft übernehmen, weder Texte noch Code.

Bei wirklich sensiblen Daten (Gesundheitsdaten, hochvertrauliche Informationen) würde ich allerdings vorsichtig sein.

Wie anfangen?

Wer neugierig geworden ist:

1. Grundlagen lernen: Notion ist erstmal ein leeres Blatt. Die Kunst liegt darin, mit Datenbanken zu arbeiten statt mit einzelnen Seiten. Erst durch die Verknüpfungen wird die KI richtig mächtig.
2. Lea Giltjes auf YouTube: Ihr Kanal "System & Flow" ist eine super Ressource für Notion-Grundlagen und Notion AI. Von ihr habe ich das Team-System übernommen.
3. Markenkompass erstellen: Bevor du KI für Content nutzt, brauchst du einen Markenkompass. Ein umfangreiches Dokument, das beschreibt, wer du bist, wie du klingst, was du machst. Das ist die Grundlage für authentische KI-Ergebnisse.

Markenkompass-Workshop am 2. Februar

Wer seinen eigenen Markenkompass erarbeiten will: Am 2. Februar findet mein Markenkompass-Workshop statt. In wenigen Stunden erarbeitest du ein Dokument, das nicht nur für KI-Arbeit wertvoll ist, sondern für dein gesamtes Business-Verständnis.

Austausch mit anderen Selbständigen

Wer tiefer einsteigen will und sich mit anderen TYPO3-Selbständigen austauschen möchte: In der Business Roundtable Community diskutieren wir regelmäßig solche Themen. Von Produktivitäts-Tools über Business-Strategien bis hin zu technischen Best Practices.

Denn am Ende geht es nicht um das Tool. Es geht darum, mehr Zeit für das zu haben, was zählt: gute TYPO3-Projekte, zufriedene Kunden, und vielleicht auch mal einen Feierabend ohne schlechtes Gewissen.

Fragen? Schreib mir einfach.

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