Poner orden en el trabajo diario por proyectos: una simple pregunta cambió mi productividad

Cada viernes, desde hace unos cuatro años, me hago una sencilla pregunta: "¿De qué puedo despedirme?".

Esta pregunta ha resultado ser una auténtica arma secreta en mi trabajo diario por proyectos. Ahora es un punto fijo en mi lista de tareas y ha llevado mi productividad, pero sobre todo mi satisfacción, a un nivel completamente nuevo.

La idea que subyace es sencilla: me tomo conscientemente tiempo para analizar todas las actividades, proyectos y rutinas que se han acumulado en mi trabajo diario. ¿El objetivo? Reconocer lo que realmente me aporta alegría y un verdadero valor añadido, y decir adiós a todo lo demás.

Esta rutina semanal me ha llevado a interrumpir mi emisión en Twitch, cancelar algunos cursos en vídeo y detener otras muchas actividades que, de otro modo, habrían continuado por pura costumbre. El resultado: más concentración en lo que realmente importa, más disfrute de mi trabajo y, en última instancia, más éxito.

En este artículo, compartiré contigo cómo funciona exactamente este método, qué beneficios me ha aportado y cómo puedes integrarlo en tu rutina diaria de trabajo.

El método en detalle

¿Cómo funciona exactamente mi rutina de despedida semanal? Es sencillo: cada viernes aparece un punto fijo en mi lista de tareas: "¿De qué me puedo despedir?". A continuación, me tomo unos 10-15 minutos para analizar mis proyectos actuales y las actividades recurrentes.

Me hago las siguientes preguntas

• ¿Sigo disfrutando con este proyecto o actividad?
• ¿Me aporta algún beneficio, ya sea económico, a través de nuevos contactos, alcance u otros valores no monetarios?
• ¿Lo echaría de menos si dejara de hacerlo?
• ¿Sigo haciéndolo por costumbre o por obligación?

El factor diversión es el criterio más importante para mí. Si pierdo el disfrute de una actividad, es inmediatamente candidata a la despedida. Pero incluso si algo es divertido pero no aporta ningún valor añadido tangible a largo plazo, lo someto a un escrutinio crítico.

Un ejemplo concreto: mi retransmisión en directo de TYPO3 en Twitch. Al principio, fue un experimento emocionante y lo disfruté. La respuesta fue realmente buena, con un núcleo sólido de participantes regulares. Sin embargo, con el tiempo, la retransmisión se convirtió en una cita ineludible. La preparación y realización se sentían cada vez más como una obligación, ya no como una actividad que me gustara hacer. Tras una honesta autoevaluación como parte de mi rutina de los viernes, decidí pausar el stream hasta nuevo aviso. ¿El resultado? Una sensación inmediata de alivio y más tiempo para proyectos que me apasionan.

Un segundo ejemplo es mi curso de vídeo"TYPO3 para editores". Básicamente disfruté de la producción, pero el análisis mostró que el esfuerzo y el resultado no estaban en armonía. El tiempo invertido no aportó los beneficios esperados, ni económicos ni en forma de nuevos contactos o alcance. Así que decidí dejar de producir este curso y dedicar mi energía a formatos más prometedores.

Lo que más aprecio de este método Me obliga a tomar decisiones regulares y conscientes. En lugar de dejar que las cosas continúen porque "así es como se hacen", examino activamente si siguen sirviéndome a mí y a mi negocio.

Las ventajas del método

Después de casi cuatro años con mi rutina semanal de despedida, puedo afirmar claramente cuáles son las ventajas:

En primer lugar, crea un tiempo de reflexión regular. En nuestra ajetreada vida laboral, rara vez nos tomamos tiempo conscientemente para analizar nuestras actividades. Esta rutina firmemente programada garantiza que así sea.

Al identificar continuamente las pérdidas de tiempo, evito que se arraiguen hábitos improductivos. Cosas que han sido rutinarias durante años se ponen a prueba al cabo de unas semanas como máximo.

Quizá la ventaja más importante: gano tiempo y energía para los proyectos que realmente merecen la pena. Cada despedida crea espacio -tanto en el calendario como en mi cabeza- para cosas que me dan más placer o dan mejores resultados.

La frecuencia semanal también permite corregir el rumbo más rápidamente. No tengo que esperar a que un proyecto se haya estrellado contra la pared, sino que puedo tomar contramedidas desde el principio o retirarme.

Me parece especialmente valioso que el método ayude a evitar la trampa del coste hundido. Este efecto psicológico describe nuestra tendencia a aferrarnos a los proyectos simplemente porque ya hemos invertido tiempo, dinero u otros recursos, aunque esté claro que no recuperaremos esas inversiones. "Ya he invertido mucho tiempo, ahora no puedo parar": todos conocemos este pensamiento. Sin embargo, la pregunta semanal de despedida me obliga a mirar hacia delante en lugar de hacia el pasado y a tomar mis decisiones basándome en los beneficios futuros, no en las inversiones pasadas.

Por último, pero no por ello menos importante, la rutina fomenta el pensamiento orientado a los resultados. En lugar de centrarme en la mera actividad, me pregunto: ¿cuál es el beneficio real? Esta forma de pensar ha cambiado positivamente toda mi manera de trabajar.

Un efecto secundario inesperado: me he vuelto más dispuesto a experimentar. Cuando sé que puedo poner fin a un proyecto o actividad en cualquier momento, me resulta más fácil probar cosas nuevas. Esto ha dado lugar a algunos de los desarrollos más interesantes de mi negocio.

Consejos importantes

Por muy valiosa que sea la rutina de despedida semanal, hay algunos puntos que debes tener en cuenta al utilizarla:

En los proyectos a largo plazo se requiere sentido de la proporción. No todo lo que no muestra resultados visibles al cabo de unas semanas es automáticamente candidato a la cancelación. Algunos proyectos, como la creación de una comunidad o el desarrollo de complejas extensiones de TYPO3, requieren tiempo. Aquí es importante definir hitos realistas y basar la evaluación en ellos, no en los éxitos a corto plazo.

Un principio que encuentro una y otra vez al aplicar este método es el principio de Pareto (también conocido como la regla 80/20). Según este principio, el 80% de nuestros resultados suelen proceder del 20% de nuestros esfuerzos. Durante mi reflexión de los viernes, presto especial atención a esta proporción: ¿qué pocas actividades generan la mayor parte de mi éxito? ¿Y qué numerosas actividades consumen tiempo sin lograr gran cosa? Esta perspectiva me ayuda a identificar a los candidatos adecuados para abandonar, es decir, los que se encuentran en la parte desfavorable de la distribución de Pareto.

También hay que tener paciencia con las relaciones y redes profesionales. Un nuevo proyecto de cooperación o la participación en un grupo especializado pueden aportar inicialmente pocos beneficios tangibles. A menudo, el verdadero valor sólo se aprecia al cabo de meses o incluso años. En este tipo de inversiones a largo plazo, no hay que limitarse a comprobar los beneficios actuales, sino también el potencial de futuro.

Hay que encontrar un equilibrio importante entre optimización y coherencia. Aunque por un lado es bueno deshacerse del lastre, cambiar y realinear con demasiada frecuencia también puede conducir a la incoherencia. Sus clientes y socios aprecian un cierto grado de fiabilidad. Así que pregúntese si un ajuste o revisión puede ser mejor opción que un abandono total.

También procuro no caer en la rueda del hámster de la optimización. No se trata de buscar constantemente la perfección y terminar todo lo demás inmediatamente. A veces, "lo suficientemente bueno" es en realidad lo suficientemente bueno, especialmente si la actividad respalda otros aspectos importantes de su negocio.

Una última nota importante: no todas las decisiones de abandonar tienen que ser definitivas. A veces tiene sentido simplemente pausar un proyecto en lugar de terminarlo por completo. Mi stream de Twitch es un buen ejemplo de ello: no lo abandoné por completo, simplemente lo puse en pausa hasta que me apeteciera volver a hacerlo o desarrollara un nuevo concepto para él.

En última instancia, el truco está en utilizar el método con prudencia. Es una herramienta de autorreflexión y priorización, no un conjunto rígido de normas. La experiencia y el instinto desempeñan un papel tan importante en el proceso de toma de decisiones como la pregunta sistemática del viernes.

¿Para quién es especialmente adecuado este método?

No todas las formas de trabajar se adaptan a todo el mundo, pero mi experiencia demuestra que la rutina de despedida semanal puede ser especialmente valiosa para determinados grupos profesionales y tipos de personalidad:

Como trabajador autónomo o freelance, probablemente esté haciendo malabares constantemente con varios proyectos al mismo tiempo. Aquí es precisamente donde el método resulta más eficaz. Si nadie te dice en qué tienes que trabajar, la autorreflexión periódica es aún más importante. Te ayuda a concentrar tus limitados recursos en los proyectos que realmente te aportan algo.

Especialmente para los desarrolladores de TYPO3 y los creadores de contenidos como yo, este método vale su peso en oro. En nuestro sector surgen constantemente nuevas tecnologías, extensiones y tendencias. Es fácil perder el foco y enfrascarse en demasiadas obras. La pregunta del viernes te obliga a separar el grano de la paja y a concentrarte en las tecnologías y los contenidos que serán más beneficiosos para ti y para tus clientes.

Las personas que tienden a sobreoptimizar -me cuento entre ellas- también se benefician mucho de esta rutina. En lugar de empezar siempre nuevos proyectos y dejar los antiguos a medio terminar, el método le ayuda a tomar decisiones conscientes: ¿Qué termino y qué dejo?

Como formador y proveedor de cursos, tengo que revisar periódicamente mi cartera. ¿Qué cursos tienen buena acogida? ¿Cuáles debo actualizar? ¿Cuáles puedo abandonar con confianza? La pregunta del viernes me ayuda a mantener mi oferta centrada y pertinente.

Los empresarios digitales que necesitan reaccionar rápidamente a los cambios del mercado también encontrarán en este método una herramienta valiosa. En un sector en constante cambio, la capacidad de dejar ir y reasignar recursos a tiempo suele ser crucial para el éxito.

Por último, pero no por ello menos importante, el método es una bendición para cualquiera a quien le cueste decir "no" o poner fin a las cosas. La rutina firmemente establecida legitima el dejar ir y lo convierte en una parte normal y saludable de la vida laboral cotidiana, en lugar de una difícil decisión excepcional.

Pero cuidado: si trabajas en un puesto muy estructurado con tareas claramente definidas, este método puede ser menos relevante para ti. Lo mejor es que decidas por ti mismo cómo ocupar tu tiempo y a qué dar prioridad.

Consejos prácticos

Si te animas a probar este método, aquí tienes mis consejos prácticos para empezar:

Empieza con una fecha fija en tu agenda. En mi caso, es el viernes por la tarde, un buen momento para reflexionar sobre la semana y despejar la mente de cara al fin de semana. Elige conscientemente un día y una hora que se adapten a tu ritmo. Reserve entre 15 y 30 minutos y trate esta cita con la misma prioridad que una reunión importante con un cliente.

La realización puede ser bastante sencilla. En mi caso, es simplemente una entrada recurrente en mi lista de tareas pendientes con la pregunta "¿De qué puedo despedirme?". Ninguna aplicación complicada, ningún sistema especial: sólo esta pregunta que me hace pensar.

Si quieres algo más estructurado, también puedes crear una pequeña lista de tareas. Clasifica tus proyectos y rutinas actuales en algo como

• Desarrollo de cursos/producción de contenidos
• Marketing y ventas
• Actividades para la comunidad
• Desarrollo técnico
• Tareas administrativas

A continuación, repase cada categoría y examine críticamente si hay alguna candidata a ser cancelada.

Otro enfoque práctico es el "método de los tres pasos": marque los proyectos con una advertencia amarilla en la primera revisión crítica. Si a la semana siguiente vuelven a aparecer como candidatos a ser cancelados, pasan a naranja. La tercera vez que ocurra: rojo significa "hora de decir adiós". Este enfoque escalonado evita decisiones precipitadas y da tiempo a pensar en las implicaciones de una posible despedida.

Para mantener la rutina a largo plazo, ayuda celebrar los pequeños éxitos. Date cuenta de lo que has ganado con cada despedida. Para mí, a menudo ha sido una sensación de alivio, a veces también más tiempo para proyectos más importantes o incluso beneficios financieros concretos gracias a una mejor concentración.

El método puede ser especialmente valioso en combinación con la planificación trimestral o anual. Mientras que en la rutina semanal se tiende a tomar decisiones tácticas, a intervalos más largos se puede pensar estratégicamente: ¿Qué áreas importantes de su empresa debería reducir o abandonar por completo?

Un último consejo: no seas demasiado duro contigo mismo. No se trata de encontrar obsesivamente cada semana algo de lo que "tengas" que despedirte. En algunas fases, todo puede ir sobre ruedas y no hay necesidad de cambiar. La rutina debe ser una ayuda, no una presión: simplemente crea el espacio para tomar decisiones conscientes.

Conclusión

Desde que incorporé la pregunta de los viernes "¿De qué me puedo despedir?" a mi rutina hace unos cuatro años, mi vida laboral diaria ha cambiado radicalmente. Lo que empezó como un simple experimento se ha convertido en una de mis herramientas de productividad más valiosas.

El método puede parecer sencillo, y lo es. Su poder reside precisamente en esa sencillez. Crea un marco sólido para la reflexión que, de otro modo, pospondríamos u olvidaríamos con demasiada facilidad. Legitima el dejarse llevar y lo convierte en una parte normal y saludable de la vida empresarial.

Al aplicar sistemáticamente esta rutina, pude identificar y detener gradualmente todas aquellas actividades que ya no me aportaban ningún valor añadido real o que simplemente habían dejado de ser divertidas. Desde mi stream de Twitch hasta ciertos cursos en vídeo, cada despedida ha creado espacio para proyectos que realmente me apasionan y que impulsarán mi negocio.

El principio de Pareto se ha demostrado una y otra vez: Una pequeña parte de mis actividades produce la mayoría de los resultados. La rutina semanal de despedida me ayuda a identificar precisamente esta parte y a concentrar mi energía en ella.

Por supuesto, este método no es la panacea y requiere un cierto sentido de la proporción. No todo lo que no aporta un éxito visible a corto plazo es automáticamente candidato a la adopción. Los proyectos a largo plazo, el desarrollo de redes y las inversiones estratégicas necesitan tiempo para dar sus frutos.

Mi conclusión personal tras cuatro años utilizando este método es que no sólo me ha ayudado a ser más productivo, sino también a estar más satisfecho con mi trabajo. Despejarme con regularidad me impide estancarme en proyectos que no me convienen o que ya han tenido su momento.

Así que si a veces sientes que te pierdes en demasiados proyectos o que te aferras por costumbre a cosas que ya no te llevan a ninguna parte, pruébalo. Márcate una fecha fija en la semana y hazte la sencilla pregunta: "¿De qué me puedo despedir?". Te sorprenderá la claridad y la concentración que esta sencilla rutina puede aportar a tu vida cotidiana.

Estoy deseando conocer tus experiencias con este método.

¿Lo has probado?

¿De qué te has podido desprender y qué te ha aportado?

Siéntete libre de compartir tus pensamientos en los comentarios - ¡Estoy deseando saber de ti!

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