Aufräumen im Projektalltag: Eine simple Frage veränderte meine Produktivität

Seit etwa vier Jahren stelle ich mir jeden Freitag eine simple Frage: "Von was kann ich mich verabschieden?" 

Diese Frage hat sich als wahre Geheimwaffe in meinem Projektalltag erwiesen. Sie ist inzwischen ein fester Punkt in meiner To-do-Liste und hat meine Produktivität, aber vor allem meine Zufriedenheit, auf ein ganz neues Niveau gehoben.

Die Idee dahinter ist simpel: Ich nehme mir bewusst Zeit, um all die Tätigkeiten, Projekte und Routinen zu hinterfragen, die sich in meinem Arbeitsalltag angesammelt haben. Das Ziel? Zu erkennen, was mir wirklich Freude bereitet und echten Mehrwert bringt – und mich von allem anderen zu verabschieden.

Diese wöchentliche Routine hat dazu geführt, dass ich meinen Twitch-Stream pausiert, bestimmte Videokurse eingestellt und zahlreiche andere Aktivitäten beendet habe, die sonst aus reiner Gewohnheit weitergelaufen wären. Das Ergebnis: Mehr Fokus auf das, was wirklich zählt, mehr Freude an meiner Arbeit und letztlich auch mehr Erfolg.

In diesem Artikel teile ich mit dir, wie genau diese Methode funktioniert, welche Vorteile sie mir gebracht hat und wie du sie selbst in deinen Arbeitsalltag integrieren kannst.

Die Methode im Detail

Wie funktioniert meine wöchentliche Verabschiedungsroutine konkret? Ganz einfach: Jeden Freitag taucht in meiner To-do-Liste ein fester Punkt auf: "Von was kann ich mich verabschieden?" Dann nehme ich mir etwa 10-15 Minuten Zeit, um meine laufenden Projekte und wiederkehrenden Tätigkeiten zu durchleuchten.

Ich stelle mir dabei folgende Fragen:

• Macht mir dieses Projekt oder diese Tätigkeit noch Spaß?
• Bringt es einen Gewinn – sei es finanziell, durch neue Kontakte, Reichweite oder andere nicht-monetäre Werte?
• Würde ich es vermissen, wenn ich es nicht mehr tun würde?
• Läuft es nur aus Gewohnheit oder Pflichtgefühl weiter?

Der Spaßfaktor ist für mich dabei das wichtigste Kriterium. Wenn ich den Spaß an einer Tätigkeit verliere, ist sie sofort ein heißer Kandidat für eine Verabschiedung. Aber auch wenn etwas zwar Spaß macht, aber über längere Zeit keinen spürbaren Mehrwert bringt, lasse ich es kritisch unter die Lupe nehmen.

Ein konkretes Beispiel: Mein TYPO3-Livestream auf Twitch. Anfangs war er ein spannendes Experiment und hat mir Freude bereitet. Die Resonanz war eigentlich gut, mit einem festen Kern regelmäßiger Teilnehmer. Trotzdem hat sich der Stream mit der Zeit zu einer Pflichtveranstaltung entwickelt. Die Vorbereitung und Durchführung fühlten sich zunehmend wie ein Muss an, nicht mehr wie eine Tätigkeit, die ich aus Freude mache. Nach einer ehrlichen Selbstbefragung im Rahmen meiner Freitagsroutine habe ich beschlossen, den Stream bis auf Weiteres zu pausieren. Das Ergebnis? Ein sofortiges Gefühl der Erleichterung und mehr Zeit für Projekte, die mir wirklich am Herzen liegen.

Ein zweites Beispiel ist mein "TYPO3 für Redakteure"-Videokurs. Die Produktion hat mir grundsätzlich Spaß gemacht, aber die Analyse zeigte, dass Aufwand und Ergebnis nicht im Einklang standen. Die investierte Zeit brachte nicht den erhofften Nutzen – weder finanziell noch in Form von neuen Kontakten oder Reichweite. Also habe ich beschlossen, diesen Kurs nicht mehr weiterzuproduzieren und meine Energie in erfolgversprechendere Formate zu stecken.

Was ich an dieser Methode besonders schätze: Sie zwingt mich zu regelmäßigen, bewussten Entscheidungen. Statt Dinge einfach weiterlaufen zu lassen, weil "man das eben so macht", hinterfrage ich aktiv, ob sie mir und meinem Business noch dienen.

Die Vorteile der Methode

Nach fast vier Jahren mit meiner wöchentlichen Verabschiedungsroutine kann ich die Vorteile klar benennen:

Erstens schafft sie eine fokussierte Zeit für regelmäßige Reflexion. In unserem hektischen Arbeitsalltag nehmen wir uns selten bewusst Zeit, um unsere Tätigkeiten zu hinterfragen. Diese fest eingeplante Routine sorgt dafür, dass es tatsächlich passiert.

Durch die kontinuierliche Identifikation von Zeitfressern verhindere ich, dass sich unproduktive Gewohnheiten festsetzen können. Was früher vielleicht jahrelang aus reiner Routine weiterlief, wird nun spätestens nach ein paar Wochen auf den Prüfstand gestellt.

Der vielleicht wichtigste Vorteil: Ich gewinne Zeit und Energie für die wirklich lohnenden Projekte. Jede Verabschiedung schafft Raum – sowohl im Kalender als auch im Kopf – für Dinge, die mir mehr Freude bereiten oder bessere Ergebnisse liefern.

Die wöchentliche Frequenz ermöglicht zudem schnellere Kurskorrekturen. Ich muss nicht warten, bis ein Projekt komplett gegen die Wand gefahren ist, sondern kann frühzeitig gegensteuern oder aussteigen.

Besonders wertvoll finde ich, dass die Methode hilft, dem Sunk-Cost-Fallstrick zu entgehen. Dieser psychologische Effekt beschreibt unsere Tendenz, an Projekten festzuhalten, nur weil wir bereits Zeit, Geld oder andere Ressourcen investiert haben – selbst wenn klar ist, dass wir diese Investitionen nicht mehr zurückbekommen. "Ich habe schon so viel Zeit reingesteckt, jetzt kann ich nicht mehr aufhören" – diesen Gedanken kennen wir alle. Die wöchentliche Verabschiedungsfrage zwingt mich jedoch, nach vorne zu schauen statt in die Vergangenheit und meine Entscheidungen auf Basis des zukünftigen Nutzens zu treffen, nicht der vergangenen Investitionen.

Nicht zuletzt fördert die Routine ein ergebnisorientiertes Denken. Statt mich an der bloßen Aktivität zu orientieren, frage ich mich: Was bringt das wirklich? Diese Denkweise hat mein gesamtes Arbeiten positiv verändert.

Ein unerwarteter Nebeneffekt: Ich bin experimentierfreudiger geworden. Wenn ich weiß, dass ich ein Projekt oder eine Tätigkeit jederzeit wieder beenden kann, fällt es mir leichter, neue Dinge auszuprobieren. Das hat zu einigen der spannendsten Entwicklungen in meinem Business geführt.

Wichtige Hinweise zur Anwendung

So wertvoll die wöchentliche Verabschiedungsroutine auch ist – es gibt einige Punkte, die du bei ihrer Anwendung beachten solltest:

Bei längerfristigen Projekten ist Augenmaß gefragt. Nicht alles, was nach wenigen Wochen noch keine sichtbaren Ergebnisse zeigt, ist automatisch ein Kandidat für die Verabschiedung. Manche Vorhaben – etwa der Aufbau einer Community oder die Entwicklung komplexer TYPO3-Erweiterungen – brauchen einfach ihre Zeit. Hier ist es wichtig, realistische Meilensteine zu definieren und die Bewertung daran auszurichten, nicht an kurzfristigen Erfolgen.

Ein Prinzip, das mir bei der Anwendung dieser Methode immer wieder begegnet, ist das Pareto-Prinzip (auch als 80/20-Regel bekannt). Es besagt, dass oft 80% der Ergebnisse aus 20% unserer Anstrengungen resultieren. Bei meiner Freitagsreflexion achte ich besonders auf dieses Verhältnis: Welche wenigen Aktivitäten bringen den größten Teil meines Erfolgs? Und welche zahlreichen Aktivitäten fressen Zeit, ohne viel zu bewirken? Diese Perspektive hilft mir, die richtigen Kandidaten für eine Verabschiedung zu identifizieren – nämlich jene, die im ungünstigen Teil der Pareto-Verteilung liegen.

Auch bei beruflichen Beziehungen und Netzwerken solltest du Geduld haben. Ein neues Kooperationsprojekt oder die Teilnahme in einer Fachgruppe mag zunächst wenig greifbare Vorteile bringen. Der wahre Wert zeigt sich oft erst nach Monaten oder sogar Jahren. Bei solchen langfristigen Investments prüfe nicht nur den aktuellen Nutzen, sondern auch das Potenzial für die Zukunft.

Eine wichtige Balance musst du zwischen Optimierung und Konstanz finden. Während es einerseits gut ist, Ballast abzuwerfen, kann zu häufiges Wechseln und Neuausrichten auch zu Unbeständigkeit führen. Deine Kunden und Partner schätzen eine gewisse Verlässlichkeit. Frage dich daher auch, ob eine Anpassung oder Überarbeitung statt einer kompletten Aufgabe die bessere Option sein könnte.

Ich achte außerdem darauf, nicht in ein Optimierungshamsterrad zu geraten. Es geht nicht darum, ständig nach dem Perfekten zu streben und alles andere sofort zu beenden. Manchmal ist "gut genug" tatsächlich gut genug, besonders wenn die Tätigkeit andere wichtige Aspekte deines Geschäfts unterstützt.

Ein letzter wichtiger Hinweis: Nicht jede Entscheidung zur Verabschiedung muss endgültig sein. Manchmal macht es Sinn, ein Projekt nur zu pausieren statt es komplett zu beenden. Mein Twitch-Stream ist dafür ein gutes Beispiel – ich habe ihn nicht komplett abgeschrieben, sondern nur auf Eis gelegt, bis ich wieder Lust darauf habe oder ein frisches Konzept dafür entwickelt habe.

Die Kunst liegt letztlich darin, die Methode mit Bedacht einzusetzen. Sie ist ein Werkzeug zur Selbstreflexion und Priorisierung, kein starres Regelwerk. Deine Erfahrung und dein Bauchgefühl spielen eine ebenso wichtige Rolle bei der Entscheidungsfindung wie die systematische Freitagsfrage.

Für wen ist diese Methode besonders geeignet?

Nicht jede Arbeitsweise passt zu jedem – aber meine Erfahrung zeigt, dass die wöchentliche Verabschiedungsroutine für bestimmte Berufsgruppen und Persönlichkeitstypen besonders wertvoll sein kann:

Als Selbstständiger oder Freelancer jonglierst du vermutlich ständig mit mehreren Projekten gleichzeitig. Genau hier entfaltet die Methode ihre größte Wirkung. Wenn niemand dir sagt, woran du arbeiten sollst, ist die regelmäßige Selbstreflexion umso wichtiger. Sie hilft dir, deine begrenzten Ressourcen auf die Projekte zu konzentrieren, die dir wirklich etwas bringen.

Speziell für TYPO3-Entwickler und Content-Ersteller wie mich ist die Methode Gold wert. In unserer Branche tauchen ständig neue Technologien, Erweiterungen und Trends auf. Da kann man leicht den Fokus verlieren und sich in zu vielen Baustellen verzetteln. Die Freitagsfrage zwingt dich, die Spreu vom Weizen zu trennen und dich auf die Technologien und Inhalte zu konzentrieren, die für dich und deine Kunden den größten Nutzen stiften.

Menschen, die zur Überoptimierung neigen – ich zähle mich selbst dazu – profitieren ebenfalls stark von dieser Routine. Statt immer wieder neue Projekte anzufangen und die alten halbfertig liegen zu lassen, hilft die Methode, bewusste Entscheidungen zu treffen: Was führe ich zu Ende, was lasse ich los?

Als Trainer und Kursanbieter muss ich mein Portfolio regelmäßig überprüfen. Welche Kurse kommen gut an? Welche sollte ich aktualisieren? Welche kann ich getrost einstellen? Die Freitagsfrage unterstützt mich dabei, mein Angebot fokussiert und relevant zu halten.

Digital-Entrepreneure, die schnell auf Marktveränderungen reagieren müssen, finden in der Methode ebenfalls ein wertvolles Werkzeug. In einer Branche, die sich ständig wandelt, ist die Fähigkeit, rechtzeitig loszulassen und Ressourcen umzuschichten, oft entscheidend für den Erfolg.

Nicht zuletzt ist die Methode ein Segen für alle, die Schwierigkeiten haben, "Nein" zu sagen oder Dinge zu beenden. Die fest etablierte Routine legitimiert das Loslassen und macht es zu einem normalen, gesunden Teil des Arbeitsalltags statt zu einer schwierigen Ausnahmeentscheidung.

Aber Achtung: Wenn du in einem fest strukturierten Job mit klar definierten Aufgaben arbeitest, mag die Methode weniger relevant für dich sein. Sie entfaltet ihre Stärke vor allem dort, wo du selbst entscheidest, womit du deine Zeit füllst und wo Prioritäten setzt.

Praktische Tipps zur Implementierung

Wenn du jetzt Lust bekommen hast, diese Methode selbst auszuprobieren, hier meine konkreten Tipps für den Einstieg:

Starte mit einem festen Termin in deinem Kalender. Bei mir ist es Freitagnachmittag – ein guter Zeitpunkt, um die Woche zu reflektieren und den Kopf fürs Wochenende freizubekommen. Wähle bewusst einen Tag und eine Uhrzeit, die zu deinem Rhythmus passen. Blocke dir 15-30 Minuten und behandle diesen Termin mit der gleichen Priorität wie ein wichtiges Kundengespräch.

Die eigentliche Umsetzung kann ganz simpel sein. In meinem Fall ist es einfach ein wiederkehrender Eintrag in meiner To-do-Liste mit der Frage "Von was kann ich mich verabschieden?" Keine komplizierte App, kein besonderes System – nur diese eine Frage, die mich zum Nachdenken anregt.

Wenn du mehr Struktur magst, kannst du dir natürlich auch eine kleine Checkliste erstellen. Kategorisiere deine aktuellen Projekte und Routinen etwa nach:

• Kursentwicklung/Inhaltsproduktion
• Marketing und Vertrieb
• Community-Aktivitäten
• Technische Weiterentwicklung
• Administrative Aufgaben

Gehe dann jede Kategorie durch und prüfe kritisch, ob es dort Kandidaten für eine Verabschiedung gibt.

Ein praktischer Ansatz ist auch die "Drei-Stufen-Methode": Markiere Projekte bei der ersten kritischen Betrachtung mit einem gelben Warnhinweis. Tauchen sie in der Folgewoche erneut als Kandidaten für die Verabschiedung auf, werden sie orange. Beim dritten Mal ist es dann soweit: rot bedeutet "Zeit, sich zu verabschieden". Diese gestaffelte Herangehensweise verhindert vorschnelle Entscheidungen und gibt dir Zeit, die Auswirkungen eines potenziellen Abschieds durchzudenken.

Um die Routine langfristig aufrechtzuerhalten, hilft es, kleine Erfolge zu feiern. Mach dir bewusst, was du durch jede Verabschiedung gewonnen hast. Bei mir war es oft ein Gefühl der Erleichterung, manchmal auch messbar mehr Zeit für wichtigere Projekte oder sogar konkrete finanzielle Vorteile durch eine bessere Fokussierung.

Besonders wertvoll kann die Methode in Kombination mit einer Quartals- oder Jahresplanung sein. Während du bei der wöchentlichen Routine eher taktische Entscheidungen triffst, kannst du in größeren Abständen strategisch überlegen: Welche größeren Bereiche deines Geschäfts solltest du eventuell zurückfahren oder ganz aufgeben?

Ein letzter Tipp: Sei nicht zu streng mit dir selbst. Es geht nicht darum, zwanghaft jede Woche etwas zu finden, von dem du dich verabschieden "musst". In manchen Phasen läuft vielleicht alles rund, und es gibt keinen Anlass für Veränderungen. Die Routine soll eine Hilfe sein, kein Druck – sie schafft lediglich den Raum für bewusste Entscheidungen.

Fazit

Seit ich vor etwa vier Jahren die Freitagsfrage "Von was kann ich mich verabschieden?" in meine Routine eingebaut habe, hat sich mein Arbeitsalltag grundlegend verändert. Was als simples Experiment begann, ist zu einem meiner wertvollsten Produktivitätswerkzeuge geworden.

Die Methode mag einfach erscheinen – und das ist sie auch. Ihre Kraft liegt gerade in dieser Einfachheit. Sie schafft einen festen Rahmen für eine Reflexion, die wir sonst allzu leicht aufschieben oder ganz vergessen. Sie legitimiert das Loslassen und macht es zu einem normalen, gesunden Teil des Geschäftslebens.

Durch die konsequente Anwendung dieser Routine konnte ich nach und nach all jene Aktivitäten identifizieren und beenden, die mir keinen echten Mehrwert mehr brachten oder schlicht keinen Spaß mehr machten. Von meinem Twitch-Stream bis hin zu bestimmten Videokursen – jede Verabschiedung hat Raum geschaffen für Projekte, die mir wirklich am Herzen liegen und die mein Business voranbringen.

Das Pareto-Prinzip hat sich dabei immer wieder bestätigt: Ein kleiner Teil meiner Aktivitäten bringt den Großteil der Ergebnisse. Die wöchentliche Verabschiedungsroutine hilft mir, genau diesen Teil zu identifizieren und meine Energie darauf zu konzentrieren.

Natürlich ist die Methode kein Allheilmittel, und sie erfordert ein gewisses Augenmaß. Nicht alles, was kurzfristig keinen sichtbaren Erfolg bringt, ist automatisch ein Kandidat für die Verabschiedung. Langfristige Projekte, Netzwerkaufbau und strategische Investitionen brauchen Zeit, um Früchte zu tragen.

Mein persönliches Fazit nach vier Jahren mit dieser Methode: Sie hat mir nicht nur zu mehr Produktivität verholfen, sondern auch zu einer größeren Zufriedenheit mit meiner Arbeit. Das regelmäßige Ausmisten verhindert, dass ich mich in Projekten verzettele, die mir nicht guttun oder die ihre Zeit bereits hinter sich haben.

Wenn du also manchmal das Gefühl hast, dich in zu vielen Projekten zu verlieren oder aus reiner Gewohnheit an Dingen festzuhalten, die dich nicht mehr weiterbringen – probier es aus. Setze dir einen festen Termin in der Woche und stelle dir die einfache Frage: "Von was kann ich mich verabschieden?" Du wirst überrascht sein, welche Klarheit und welchen Fokus diese simple Routine in deinen Alltag bringen kann.

Ich freue mich über deine Erfahrungen mit dieser Methode. 

Hast du sie ausprobiert? 

Was konntest du loslassen, und was hat es dir gebracht? 

Teile deine Gedanken gerne in den Kommentaren – ich bin gespannt auf den Austausch!

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