Notion, Obsidian oder Confluence? Nur eines konnte meine Anforderungen wirklich erfüllen.

Jedes dieser Werkzeuge hat seine Stärken und Schwächen, und eigentlich bin ich kein Freund von direkten „Tool A vs. Tool B“-Vergleichen, weil es immer auf die individuellen Anforderungen ankommt, welches Tool für jemanden am besten funktioniert.

In diesem Artikel geht es also nicht darum, ein Tool schlecht zu machen. Ich möchte einfach nur meine Erfahrungen teilen und erklären, warum ich mich letztlich für Confluence entschieden habe – und welche Überlegungen mich dabei geleitet haben.

Meine Anforderungen an ein Wissensmanagement-Tool

Damit ein Wissensmanagement-Tool für mich wirklich funktioniert, muss es ein paar zentrale Anforderungen erfüllen. Als Erstes ist mir wichtig, dass die Synchronisation zwischen mehreren Geräten absolut reibungslos läuft. Ob ich am Laptop arbeite, mein Tablet benutze oder etwas unterwegs am Smartphone nachschlagen will – die Daten müssen immer aktuell sein.

Eine gute Suchfunktion ist der nächste Punkt auf meiner Liste. Ich will schnell die richtigen Informationen finden, ohne lange durch Seiten oder Notizen scrollen zu müssen. Außerdem brauche ich eine einfache Bedienung. Das Tool soll intuitiv sein und mich nicht zwingen, stundenlang Einstellungen zu suchen oder mich durch endlose Menüs zu klicken.

Da ich oft Code dokumentiere, ist Syntaxhighlighting für mich unverzichtbar, damit alles übersichtlich bleibt. Und last but not least: Die Möglichkeit, Notizen oder Seiten gezielt mit bestimmten Personen zu teilen oder auch öffentlich verfügbar zu machen, war mir besonders wichtig. Gerade für den Austausch mit anderen oder bei zukünftiger Teamarbeit erleichtert das vieles.

Kurzer Überblick über die drei Tools

Notion

Notion ist ein echter Allrounder, der auf den ersten Blick fast alles kann: Notizen, Aufgaben, Datenbanken und mehr – alles an einem Ort. Besonders stark ist Notion, wenn es um Flexibilität geht. Du kannst Inhalte auf verschiedene Arten strukturieren, eigene Vorlagen erstellen und das Layout individuell anpassen. Das Problem: Sobald man tiefer in die Funktionen eintaucht, wird es komplexer. Für die wirklich mächtigen Features benötigt man ein wenig Einarbeitungszeit.

Obsidian

Obsidian setzt auf lokale Markdown-Dateien und ist daher ideal für alle, die ihre Daten lieber lokal speichern. Es bietet die Möglichkeit, Notizen miteinander zu verknüpfen, was besonders bei der Erstellung von Wissensnetzwerken spannend ist. Obsidian ist auch extrem einfach zu nutzen – für den Einstieg braucht es kaum Aufwand. Allerdings hatte ich immer wieder Probleme mit der Synchronisation über iCloud Drive. Manche Dateien wurden nicht korrekt synchronisiert und sind teilweise sogar komplett verschwunden. Das war einer der größten Nachteile für mich.

Confluence

Confluence ist darauf ausgelegt, Teams zu unterstützen und Informationen hierarchisch zu organisieren. Es bietet eine klare Struktur, in der man auch große Mengen an Informationen gut verwalten kann. Besonders wertvoll ist die Kommentarfunktion, die den Austausch über Inhalte erleichtert. Außerdem lassen sich schnell andere Personen einladen, um an einem Projekt mitzuwirken, was gerade bei zukünftigen Kooperationen wichtig werden kann. Es ist etwas komplexer und benötigt Einarbeitung, aber der Aufwand lohnt sich durch die vielen Möglichkeiten, die Confluence bietet.

Die Stärken und Schwächen der Tools im Vergleich

Synchronisation und Mobilnutzung

Alle drei Tools bieten eine mobile Version und sind auf verschiedenen Geräten gut nutzbar. Notion und Confluence haben bei mir problemlos funktioniert, egal ob auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone. Obsidian hingegen hat mich bei der Synchronisation im Stich gelassen. Obwohl Obsidian lokal speichert, habe ich iCloud Drive verwendet, um die Dateien zu synchronisieren. Leider traten dabei wiederholt Probleme auf, und in einem Fall sind sogar einige Notizen verschwunden. Das war zwar eher ein Problem von iCloud, hat aber meine Entscheidung stark beeinflusst.

Einfache Bedienung und Lernkurve

Obsidian ist hier der klare Gewinner. Es ist unglaublich einfach und intuitiv, ohne dass man viel Zeit investieren muss, um es effektiv zu nutzen. Bei Notion wird es ab einer gewissen Tiefe etwas komplizierter, wenn man mehr als nur grundlegende Funktionen nutzt. Confluence verlangt ebenfalls etwas Einarbeitung, vor allem, wenn man die vollen Möglichkeiten ausschöpfen will – wie die Anpassung von Vorlagen oder die Nutzung der umfangreichen Funktionen für Teamarbeit.

Vorlagen und Struktur

Hier spielen Notion und Confluence ihre Stärken aus. Beide Tools ermöglichen es, eigene Vorlagen zu erstellen und Inhalte in einer hierarchischen Struktur zu organisieren, was mir besonders wichtig ist. Notion punktet dabei durch die Flexibilität seiner Layouts, während Confluence eher klassisch strukturiert ist, was für größere Wikis sinnvoller sein kann. Obsidian ermöglicht es ebenfalls, Vorlagen zu nutzen, bietet jedoch weniger komplexe Optionen als die anderen beiden Tools.

Teamarbeit und Kommentare

In diesem Bereich ist Confluence klar führend. Die Möglichkeit, Kommentare direkt an den Seiten zu hinterlassen, ist ein entscheidender Vorteil, vor allem für den Austausch in einem Team. Auch die Einladung von anderen Personen funktioniert unkompliziert, was das Arbeiten in größeren Gruppen erleichtert. Notion bietet ebenfalls Möglichkeiten zur Teamarbeit, aber nicht in der Tiefe wie Confluence. Bei Obsidian scheint es keine direkte Kommentarfunktion zu geben, was es für Teamarbeit weniger geeignet macht.

Warum ich mich für Confluence entschieden habe

Nach all den Tests war für mich klar: Confluence passt am besten zu meinen Anforderungen. Ein wesentlicher Grund ist die hierarchische Struktur, die mir hilft, auch große Mengen an Informationen übersichtlich zu organisieren. In einem wachsenden Wissensmanagement-System ist es wichtig, dass Inhalte sinnvoll gegliedert und leicht zugänglich sind – genau das bietet mir Confluence. Die beiden anderen Tools bieten das natürlich auch, aber Confluence scheint mir hier flexibler zu sein.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Kommentarfunktion. Das mag simpel klingen, aber die Möglichkeit, direkt an Inhalten zu diskutieren, ist für mich enorm wertvoll. Gerade für zukünftige Zusammenarbeit mit anderen Personen, egal ob im Team oder extern, macht diese Funktion einen großen Unterschied. Bei den anderen Tools habe ich das entweder vermisst oder es war umständlicher gelöst.

Außerdem ist es bei Confluence wirklich einfach, andere Personen einzuladen und sie gezielt an bestimmten Seiten oder Projekten mitarbeiten zu lassen. Selbst wenn ich aktuell noch allein arbeite, ist das für mich eine wichtige Zukunftsperspektive. Wenn das Team wächst oder ich mit anderen kooperiere, ist das ein Feature, das ich nicht missen möchte.

Zuletzt: Probleme mit der Synchronisation hatte ich bei Confluence nie. Im Gegensatz zu meinen Erfahrungen mit Obsidian und iCloud Drive kann ich mich hier darauf verlassen, dass meine Daten immer aktuell und sicher sind, egal auf welchem Gerät ich arbeite.

Auch wenn Confluence etwas mehr Einarbeitung erfordert, bietet es mir genau die Flexibilität und Funktionalität, die ich für mein Wissensmanagement brauche.

Fazit und deine Meinung

Nach Monaten des Testens war für mich klar, dass Confluence das Tool ist, das meine Anforderungen am besten erfüllt. Die Kombination aus einer soliden hierarchischen Struktur, der Möglichkeit, mit Kommentaren und anderen Personen flexibel zu arbeiten, und der zuverlässigen Synchronisation hat den Ausschlag gegeben. Auch wenn Notion und Obsidian ihre eigenen Stärken haben, passen sie für mein Wissensmanagement nicht ganz so gut.

Jetzt interessiert mich aber: Welches Tool nutzt du für dein Wissensmanagement? Hast du vielleicht ähnliche Erfahrungen gemacht, oder siehst du die Stärken der Tools anders? Teile gerne deine Gedanken und Erfahrungen in den Kommentaren – ich bin gespannt auf dein Feedback!

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