Mein KI-Team arbeitet jetzt selbstständig: Notion Custom Agents im Praxistest

Als TYPO3-Integrator und Trainer trägst du viele Hüte gleichzeitig. Kundenprojekte, Kursvorbereitungen, neue TYPO3-Versionen, Community-Engagement, Content, Verwaltung. Und das meistens als Einzelperson oder in einem kleinen Team, ohne dass jemand im Hintergrund die Koordination übernimmt.

Ich nutze Notion schon länger als mein zentrales Arbeitswerkzeug. Datenbanken für Projekte, Aufgaben, Content, Kundenkontakte. Alles an einem Ort, strukturiert und zugänglich.

Vor einigen Monaten hat sich das durch Notion AI noch einmal deutlich verändert. Die KI hat Zugriff auf den gesamten Workspace, kennt meine Dokumente, meine Projekte, meinen Stil. Das war für mich der Punkt, an dem ich ChatGPT und Co. fast komplett hinter mir gelassen habe. Notion AI kann das meiste besser, weil sie den Kontext meines Business kennt.

Seit dem 24. Februar 2026 gibt es eine weitere Stufe: Custom Agents. Und die verändert einiges.

Was ist Notion?

Für alle, die Notion noch nicht kennen: Notion ist eine All-in-One-Plattform für Wissen, Aufgaben und Projekte. Im Kern eine Kombination aus Notiz-App, Datenbank-Tool und Wiki. Wer einmal ein sauber aufgebautes Notion-Setup hat, braucht kaum noch andere Tools für den Business-Alltag. Bei mir enthält der Workspace unter anderem alle aktiven Kundenprojekte mit Aufgaben und Status, meine Kurs- und Schulungsunterlagen, Content-Pipelines für Blog und Social Media, Notizen zu TYPO3-Versionen und technischen Themen sowie Kontakt- und Partnerinformationen.

Was ist Notion AI?

Notion AI ist die integrierte KI in Notion. Der entscheidende Vorteil gegenüber ChatGPT oder anderen KI-Tools: Notion AI hat direkten Zugriff auf alle Inhalte im Workspace. Keine Copy-Paste-Aktionen, kein Kontext-Aufbau in jedem neuen Chat. Die KI weiß bereits, woran du arbeitest, wer deine Kunden sind, wie dein Stil ist.

Ich arbeite in Notion mit spezialisierten KI-Rollen, die ich als virtuelles Team eingerichtet habe. Jede Rolle hat eine eigene Persönlichkeit, einen eigenen Fokus und klare Aufgabenbereiche:

• Ein Business Advisor, der neue Produkt- und Kursideen kritisch hinterfragt, Schwachstellen aufzeigt und alternative Ansätze vorschlägt.
• Ein Copywriting-Spezialist, der mit verschiedenen Methoden und Techniken vertraut ist und Texte für Landingpages, Sales-E-Mails oder Webinar-Einladungen schreibt.
• Ein Blog-Spezialist, der meine Zielgruppe, meinen Stil und meine Themen kennt und daraus lesbare, substanzielle Artikel macht.
• Ein Redaktions-Assistent, der fertige Texte auf Stil und Markenkonformität prüft und glättet.
• Ein Prompt-Spezialist für bildgenerierende KIs, der aus Blogartikeln oder Beschreibungen fertige Bild-Prompts für Tools wie Midjourney oder Nano Banana erstellt.

Das sind nur einige Beispiele. Insgesamt habe ich deutlich mehr spezialisierte Rollen aufgebaut, unter anderem für SEO, Content-Strategie, Produktentscheidungen, Design-Briefings und externe Qualitätssicherung. Jede Rolle hat ihre eigene Stellenbeschreibung, klare Aufgabenbereiche und Zugriff auf die für sie relevanten Informationen im Workspace.

Das funktioniert gut. Hatte aber einen Haken: Jede dieser Rollen musste ich manuell ansprechen. "Hey, analysier das mal." "Hey, schreib mir dazu was." Alles über einen Chat initiiert, alles manuell gestartet.

Was sind Custom Agents?

Custom Agents sind eine neue Funktion in Notion, die seit dem 24. Februar 2026 offiziell verfügbar ist. Der Unterschied zum bisherigen KI-Team ist einfach erklärt:

Die spezialisierten KI-Rollen warten darauf, dass ich sie anspreche. Custom Agents warten nicht.

Ein Custom Agent kann automatisch starten, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt: ein neuer Eintrag in einer Datenbank, eine Statusänderung, eine Nachricht in Slack. Oder er läuft zeitbasiert: täglich um 6 Uhr morgens, jeden Montag um 9 Uhr, wann auch immer es sinnvoll ist.

Kurz gesagt: Das bisherige KI-Team arbeitet auf Abruf. Custom Agents arbeiten selbstständig.

Meine vier Custom Agents

Am Tag des Launches habe ich direkt vier Agents eingerichtet und getestet.

Transkript-Autoanalyse

Ich transkribiere regelmäßig interessante YouTube-Videos, die für mein Business relevant sein könnten. Das können Videos aus der TYPO3-Community sein, aber auch Inhalte zu Business, Marketing oder Produktentwicklung für Selbständige. Dazu nutze ich TurboScribe, ein Tool, das sehr saubere Transkripte liefert. Diese Transkripte importiere ich in Notion.

Bisher: Transkript importieren, manuell zum Videoanalysten wechseln, die Analyse starten, warten.

Jetzt: Transkript importieren, fertig. Der Agent erkennt den neuen Eintrag, analysiert das Transkript automatisch und erstellt Zusammenfassung, Kernaussagen und konkrete Ideen, die ich für mein Business nutzen kann.

Dieser Agent funktioniert bereits sehr gut und spart mir tatsächlich mehrere manuelle Schritte.

Morning Briefing

Jeden Morgen in Slack: eine strukturierte Übersicht mit allen Aufgaben und Content-Einträgen, die heute fällig oder bereits überfällig sind.

Klingt einfach, ist aber praktisch. Ich habe zwar bereits verlinkte Datenbank-Ansichten mit voreingestellten Filtern und Sortierungen, die mir einen guten Überblick geben. Aber die Slack-Nachricht kommt zu mir, ich muss Notion dafür nicht öffnen. Das ist ein anderer Modus. Das Potenzial ist da, ob es sich im Alltag bewährt, werde ich in den nächsten Wochen sehen.

Tally-Assistent

Tally ist ein Formular-Tool, das ich für Umfragen, Feedbackformulare und Anmeldeformulare nutze. Der Tally-Assistent ist per MCP-Integration mit Notion verbunden.

Das bedeutet: Ich beschreibe in Notion, was ein Formular leisten soll, welche Felder es braucht, was das Ziel ist. Der Agent erstellt das Formular dann automatisch in Tally. Ohne dass ich dafür in Tally arbeite.

Das ist noch in der Erprobungsphase, aber der erste Test war überzeugend.

Slack-Assistent

Dieser Agent ist für mich im mobilen Alltag am interessantesten.

Ich schreibe oder diktiere unstrukturierte Nachrichten in einen bestimmten Slack-Channel: eine Idee, eine Aufgabe, eine Notiz, ein Link. Der Agent analysiert den Text, erkennt, was gemeint ist, und legt den passenden Eintrag in Notion an: Aufgabe, Content-Idee, Notiz oder Ressource.

Der Vorteil: Ich muss die Notion-App nicht öffnen. Kurze Sprachnachricht in Slack, Handy in die Tasche. Notion wird im Hintergrund aktualisiert.

Ob ich das täglich nutzen werde, muss sich noch zeigen. Aber die erste Reaktion war: erstaunlich gut.

Was beim Einrichten wichtig ist

Ein wesentlicher Unterschied zur normalen Notion AI: Custom Agents haben keinen automatischen Zugriff auf den Workspace.

Jeder Agent startet ohne Berechtigungen. Du musst explizit festlegen, welche Seiten und Datenbanken er sehen darf und ob er nur lesen oder auch schreiben darf. Das erfordert etwas Vorarbeit und sorgfältige Überlegung.

Das ist kein Nachteil. Im Gegenteil: Es zwingt dazu, sich genau zu überlegen, was ein Agent wirklich braucht. Ein Morning-Briefing-Agent braucht Lesezugriff auf die Aufgaben-Datenbank, aber keinen Schreibzugriff. Der Transkript-Agent braucht Schreibzugriff auf die Ressourcen-Datenbank, aber nicht auf alle anderen Bereiche.

Das Berechtigungskonzept macht Custom Agents sicherer und kontrollierbarer.

Ideen für TYPO3-spezifische Custom Agents

Der Vollständigkeit halber: Was könnte für TYPO3-Integratoren und Freelancer konkret sinnvoll sein?

• Ein Agent, der bei einer neuen TYPO3-Version automatisch eine Checkliste mit bekannten Breaking Changes und Upgrade-Schritten in Notion anlegt.
• Ein Agent, der fällige Kundenprojekte täglich in Slack meldet, inklusive nächster offener Aufgaben.
• Ein Agent, der auf Basis von Kundenbriefings automatisch ein Projektgerüst in Notion erstellt (Aufgaben, Meilensteine, relevante Kontakte).
• Ein Agent, der neue Support-Anfragen aus einem Formular-Tool verarbeitet und direkt als Aufgabe in Notion mit Priorität und Kontext anlegt.

Das sind nur erste Ideen. Was konkret Sinn macht, hängt vom eigenen Workflow ab.

Lohnt sich Notion für TYPO3-Selbständige?

Kurze ehrliche Antwort: Ja, aber nicht von heute auf morgen.

Notion AI ist für mich seit dem letzten großen Update ein echter Wendepunkt. Ich nutze kein ChatGPT mehr im Alltag, und auch andere KI-Tools nur noch selten. Der entscheidende Vorteil ist der Kontext: Notion AI kennt mein Business, meine Projekte, meine Kunden, meinen Stil. Das macht jeden Chat produktiver als eine externe KI, der ich erst alles erklären muss.

Custom Agents sind die konsequente Weiterentwicklung davon. Aus einem KI-Team, das auf Abruf arbeitet, wird ein KI-Team, das mitdenkt und selbstständig handelt.

Das Einarbeiten braucht Zeit. Ein funktionierendes Setup dauert einige Tage bis Wochen. Und es setzt voraus, dass die Notion-Datenbanken sauber strukturiert sind. Wer das investiert, bekommt ein Werkzeug, das mit dem eigenen Business mitwächst.

Am Anfang dieses Artikels stand das Bild mit den vielen Hüten. Kundenprojekte, Kursvorbereitungen, neue TYPO3-Versionen, Community, Content, Verwaltung. Alles gleichzeitig, meistens allein.

Custom Agents lösen das nicht vollständig. Aber sie übernehmen einen Teil der Koordination, die bisher an mir hing. Das ist keine Revolution. Es ist ein weiterer Schritt in Richtung eines Setups, das nicht mehr ausschließlich von meiner Aufmerksamkeit abhängt.

Wie sich das in der Praxis bewährt, werde ich sehen. Ich berichte.

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Nutzt du Notion oder testest du Custom Agents? Schreib mir, was du erlebst.

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